Coordinación y sólida comunicación pilares del éxito de las actividades de laboratorio

La armonía y las relaciones cordiales entre individuos y grupos desempeñan un papel importante en las operaciones comerciales optimizadas y eficientes en una organización. Lo mismo ocurre con un laboratorio donde varios individuos desempeñan roles definidos y, a menos que exista una estrecha coordinación entre ellos, el resultado será caótico e improductivo.

Un laboratorio consta de varios grupos de personas con responsabilidades y funciones individuales. Es imprescindible una estrecha coordinación entre ellos para reducir o incluso eliminar el bajo rendimiento del laboratorio, las quejas de los clientes y la frustración por no alcanzar los objetivos.

La buena comunicación entre los empleados y la gerencia promueve un ambiente de trabajo amigable y ayuda a crear patrones de crecimiento empresarial positivos y credibilidad con los clientes. El artículo ofrece algunas sugerencias sobre cómo la estrecha coordinación entre diferentes grupos de trabajadores de laboratorio contribuye a las operaciones generales.

Analista a analista

Un laboratorio tiene varios analistas a los que se les asignan diferentes responsabilidades para que coincidan con su experiencia y calificaciones. Además, reciben la formación adecuada que se ajusta a los requisitos de su trabajo. Un gerente de laboratorio asigna tareas individuales cada día según los requisitos. Sin embargo, la disponibilidad limitada de recursos a menudo crea la necesidad de compartir. Los analistas deben ser flexibles y acomodarse entre sí para compartir el material de laboratorio y los sistemas con una planificación adecuada, de modo que sus horarios asignados se vean mínimamente interrumpidos. El análisis de una misma muestra para múltiples parámetros requiere una estrecha coordinación entre diferentes analistas e incluso con los de otras secciones. Todos los analistas deben comunicar y coordinar sus actividades para completar el análisis dentro de los plazos estipulados.

Analista a Gerente de Control de Calidad

El Gerente de control de calidad es responsable del cumplimiento estricto de los métodos analíticos establecidos en los procedimientos de prueba estándar. Debe asistir a los analistas en la planificación de sus tareas diarias y asegurarse de que no haya desviaciones en el procedimiento de prueba a menos que dichas desviaciones estén autorizadas por las autoridades competentes.

Analista a Gerente de QA

El QA Manager asegura la calidad de los resultados obtenidos a los clientes. Es responsable del cumplimiento de las pautas y estándares globales establecidos. El gerente de control de calidad también debe coordinarse con los proveedores y vendedores para garantizar que la calidad de los materiales y bienes comprados cumpla con las especificaciones aprobadas.

Analista a gerente de compras

Es muy importante que el analista comunique sus deseos al Gerente de Compras con suficiente antelación. El guión aprobado por el gerente del laboratorio debe contener detalles completos, como la marca del artículo, las especificaciones técnicas, el número de catálogo, etc. para minimizar los requisitos de clarificación con el departamento de compras. El gerente de compras debe asegurarse de informar al analista sobre el tiempo de entrega. La comunicación debe ser a través de guiones aprobados, ya que las solicitudes verbales tienen poco sentido.

Analista de Personal de Plomería

El personal de plomería a menudo tiene que realizar tareas más especializadas además del cepillado y trapeado de rutina. Con base en la naturaleza peligrosa de los derrames, el analista debe guiar adecuadamente al trabajador de saneamiento sobre los procedimientos seguros para limpiar dichos derrames. Lo mismo se aplica a la limpieza de cubos de basura que contengan residuos químicos o microbiológicos peligrosos.

Analista a gerente de tienda

El Gerente de Tiendas recibe y almacena los artículos pedidos por el Gerente de Compras. Es responsable del almacenamiento seguro y también debe informar la recepción de los artículos solicitados por el analista en cuestión. Dicha comunicación ayudaría a reducir las demoras debido a la falta de disponibilidad de los artículos por parte del analista, incluso después de que lleguen al laboratorio.

Gerente de control de calidad a gerente de control de calidad

La comunicación entre los gerentes de QC y QA juega un papel importante. El gerente de QA debe, en base a su pericia y experiencia, hacer sus sugerencias sobre cualquier problema que enfrente la división de QC. Debe coordinar con el Gerente de control de calidad el cumplimiento de los requisitos obligatorios, como la calibración y el mantenimiento periódicos de los instrumentos, la validación de estándares, los registros de consumo de reactivos, los estándares, las piezas de repuesto y los consumibles, de modo que se puedan organizar suministros nuevos en función de los patrones de consumo.

Gerente de producción a gerente de control de calidad

En el entorno industrial, el Gerente de Producción se ocupa principalmente de los programas de producción ininterrumpida. Esto requiere una estrecha coordinación y una notificación previa de los requisitos de análisis al Gerente de control de calidad para que se puedan resolver las deficiencias y al mismo tiempo mantener los estándares de calidad.

Gerente de Control de Calidad a Gerente Comercial

El gerente comercial es responsable de una entrada regular de ingresos, que solo es posible si los informes se publican a tiempo, los materiales se envían de acuerdo con los plazos establecidos una vez que se completan los procedimientos de prueba establecidos. Esto requiere una interacción cercana y un seguimiento constante con el Gerente de control de calidad.

Usuario del instrumento al proveedor del instrumento

El usuario del instrumento debe informar honestamente las fallas del instrumento y los detalles de las fallas, con el respaldo de los registros de usuario, a los representantes de servicio del proveedor. Las responsabilidades del proveedor de instrumentos no terminan una vez que se entregan e instalan los sistemas. El proveedor del instrumento debe mantener informado al usuario sobre las innovaciones, los inventarios de repuestos recomendados y las actualizaciones de software.

Ejecutivos de atención al cliente para clientes

Un ejecutivo de atención al cliente actúa como interfaz entre el cliente y el laboratorio. El supervisor debe ser cortés en su comunicación y asegurarse de que todos los detalles requeridos estén disponibles para el químico antes de realizar el análisis. Por otro lado, debe ser capaz de comunicar por sí mismo el progreso del análisis y evitar el contacto directo entre el cliente y el analista.

Gerente de laboratorio a gerente de recursos humanos

El director del laboratorio debe comunicar sus necesidades de personal al director de recursos humanos con suficiente antelación después de obtener la aprobación de la alta dirección. El responsable de RRHH, a su vez, debe contactar con los posibles candidatos de su base de datos y concertar entrevistas de selección con el responsable del laboratorio.

Gerente de laboratorio a jefe de laboratorio

Un vínculo sólido de comunicación y coordinación entre el jefe de laboratorio y el gerente de laboratorio es fundamental para mantener operaciones de laboratorio eficientes. El gerente del laboratorio debe mantener informado al jefe del laboratorio sobre los objetivos logrados, las deficiencias, la necesidad de actualizar las instalaciones existentes, los requisitos de mano de obra y los problemas relacionados. Estas consideraciones son imprescindibles para mejorar las operaciones comerciales.

En última instancia, se puede resumir que todos los trabajadores de laboratorio son como miembros de una familia y se debe fomentar una estrecha comunicación y coordinación para mejorar. La revisión periódica y la implementación de las sugerencias presentadas durante las sesiones de lluvia de ideas ciertamente dejarán espacio para el progreso y el crecimiento sostenible.